Senin, Januari 21, 2008

Receptionist+Operator Tlp

Perusahaan2 besar umumnya memiliki Resepsionis/Operator Telpon (OT), seperti Bank, Konsultan, Kontraktor, Perusahaan Provider/Telekomunikasi dan lain-lain. Karena posisinya berada di Front Office, biasanya citra sebuah perusahaan tergantung pada mereka, jadi bagaimana caranya mereka harus membuat nama baik perusahaan tetap terjaga. Siapa sebenarnya mereka? Apa tugas dan tanggung jawab mereka? Bagaimana seharusnya mereka "diperlakukan"? Apa kontribusi buat mereka? Bagaimana pandangan orang lain mengenai mereka?.

Pada umumnya tugas dan tanggung jawab seorang resepsionis adalah :
1. Menghandle keluar masuknya telpon
2. Menerima tamu
3. Menerima surat/dokumen
4. Mengerjakan pekerjaan Administrasi ringan

Mungkin bisa dibilang pekerjaan seorang resepsionis/OT gampang, karena sekilas pekerjaan inti mereka hanya seputar telpon, tapi alangkah baiknya kita tidak memandang remeh tugas mereka.

Contoh kasus :
Telpon di perusahaan ABC ada 4 line & hanya ditangani oleh satu orang Resepsionis/OT. Dalam satu kondisi semua line berdering, sedangkan dia tidak diberi fasilitas head phone, bisa dibayangkan sibuknya dia.
* Interkom berdering (panggilan dari dalam kantor): " Hallo bisa disambungkan ke no +6285221xxxx"
Baru saja terputus, line 1 sudah berdering " Bisa bicara dengan Bpk. Harto? ", begitu pun dengan line 2, 3 dan 4. Disini Resepsionis/OT dituntut untuk pandai-pandai mengaturnya, sebab bila tidak bisa menguasainya bisa-bisa dia akan stress ujungnya.

Pada kenyataanya terkadang mereka harus mengerjakan pekerjaan diluar tugas dan tanggung jawab mereka (dalam tanda kutip), misalnya mereka harus berhadapan dengan para Debt Collector (DC) baik melalui telpon ataupun face to face, DC ini memburu si terhutang untuk segera melunasi hutang-hutang mereka, akan beda hasilnya bila si terhutang mau menerima kehadiran DC tersebut, namun biasanya mereka enggan dan males untuk menemuinya/pun belum bisa membayar tagihannya, sehingga jalan terakhir Resepsionis lah yang diminta untuk menemui DC oleh si terhutang, akibatnya Resepsionis terpaksa berbohong sebagai dalih menyelamatkan si terhutang. Hal seperti ini mau tak mau harus Resepsionis lakukan sebagai perumpamaan loyalitas kerja dan profesionalitas. Padahal mungkin pekerjaan seperti ini menjenuhkan, karena hampir setiap hari selalu berhubungan dengan telpon, telpon dan telpon.

Kalau saya bilang, "Resepsionis juga manusia", yang berhak atas hak-hak yang seharusnya mereka peroleh dari perusahaan dimana mereka bekerja. Cuti, jam istirahat yang berlaku diperusahaan tersebut dan lain-lain. Jangan sampai pada saat jam istirahat mereka masih "dipaksa" untuk memenuhi request telpon dari karyawan yang bersifat tidak urgent, juga jangan sampai mereka diperlakukan berbeda dengan karyawan lain yang posisinya lebih tinggi. Bukannya sudah sepantasnya apabila Resepsionis ini bekerja dengan baik, dengan segenap loyalitas dan profesionalismean mereka, mereka bisa naik jabatan dengan harapan bisa meningkatkan kemampuan mereka, itupun dengan pertimbangan banyak hal.

*) Saya mohon maaf yang sebesar-besarnya apabila ada kesalahan kata dan menyinggung perasaan, mengutip slogan Bunda Dorce "Kesempurnaan hanya milik Allah, kekurangan adalah milik saya".

1 komentar:

^^ NoeMPanG NarSiS ^^

^^ NoeMPanG NarSiS ^^
PesOna TangkuBan PerAhU dari atas Fly Over Cihampelas

^^ SeJarAh siNgKat PengHuni bLog ^^

Foto Saya
SuBaNg, Jawa Barat, Indonesia
Moody, Pendiam + Bawel, Terbuka + Tertutup, Baek + Jutek dll